<div dir="ltr">Progress.  Further progress will come after I speak with Bradley Kuhn in coming weeks, to understand has real-world recommendations on pacing/publishing financials, based on his extensive experiences with the ~40 NGO's he (as SFConservancy's de facto bookkeeper) supervises/supports.  I hope he has time in the coming week, but if not I will work around his schedule.<br><div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Tue, Jun 7, 2016 at 10:37 PM, Dave Crossland <span dir="ltr"><<a href="mailto:dave@lab6.com" target="_blank">dave@lab6.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Hi<br>
<br>
I went over Caryl's google doc again after re-reading the below, and I<br>
must say that I am no longer surprised by Adam's comments at the SLOB<br>
meeting on Friday; it seems that these clearly expressed points were<br>
not addressed in the text that Caryl submitted.<br>
<br>
Adam, please review the Google Doc with my comments and let me know if<br>
this resolves your concerns.<br>
<div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
On 6 May 2016 at 10:06, Adam Holt <<a href="mailto:holt@laptop.org">holt@laptop.org</a>> wrote:<br>
> The financial spring cleaning CarylB, DaveC and others have worked hard on<br>
> within<br>
> <a href="https://docs.google.com/document/d/16jIFuZ9bX-Bv675BpA1KmcEcRcX4PRCOUEX0ICRUkOc/edit" rel="noreferrer" target="_blank">https://docs.google.com/document/d/16jIFuZ9bX-Bv675BpA1KmcEcRcX4PRCOUEX0ICRUkOc/edit</a><br>
> is promising, but seems premature in my opinion, until its mechanics are<br>
> better understood:<br>
><br>
> - Even if we suppose that $X remains $200 (as it has been for many years,<br>
> not Board involvement for expenses under $200), Financial Manager potential<br>
> monthly stipend $Y still remains too vague.  Should $Y be $100 per month or<br>
> what?<br>
><br>
> - The prior "month" is very poorly defined, making the Financial Manager's<br>
> life impossible, if for example SL Board meets on Friday March 1st, and a<br>
> financial report summarizing February must be submitted "72 hours in<br>
> advance" by February 25th realistically, then the Financial Manager must<br>
> have worked for the prior week to get this right Feb 18-to-25th.   If s/he<br>
> is away that week for a family/professional emergency, and does not want to<br>
> be fired then s/he must do the work Feb 10-to-17th, and as such has pulled<br>
> the numbers from SFConservancy's system on February 10th, just over a week<br>
> after the prior SL board meeting.  So perhaps the only practical thing she<br>
> can do is run a report on the prior month of January?  And even if s/he<br>
> tries to do that, SFConservancy has explained to me that they often take a<br>
> month-or-so to get all receipts entered into their system, so the Financial<br>
> Manager cannot in fact get hard information about January.  My understanding<br>
> from SFConservancy is that on February 10th, we could only get hard info on<br>
> December's financials, and even then there's no absolute guarantee, as<br>
> receipts come in very late at times.<br>
><br>
> On the one hand it sounds ridiculous, in the age where most of us obtain<br>
> live bank statements online, that we cannot get confirmed up-to-date<br>
> financials until 2 months later!  But what other options are there?  Should<br>
> we accept known-imprecise financial reporting in exchange for recency?  And<br>
> if so, aren't we really asking for a rolling report of the prior ~3 months<br>
> every time?  Let`s spell it out, if in fact those are the true duties of the<br>
> Financial Manager -- to provide a rolling estimates (estimates, to the best<br>
> of his/her professional ability) of the prior 3 months of expenses/income<br>
> and balance on the last day of each month?<br>
><br>
> - Dismissal notice could be a lot more precise: "Failure to carry out these<br>
> 2 duties for more than one meeting will result in removal and appointment of<br>
> another Finance Manager."  Can s/he miss one or both duties once per 6-month<br>
> period due to death of a close family member?  Is s/he fired immediately for<br>
> missing one or both dutires twice, even if separated by 2 years?  If so, we<br>
> need to spell it out.  If conversely we want to fire the Financial Manager<br>
> immediately, for failing to fulfill 1 duty or the other, then we should say<br>
> that more explicitly.<br clear="all"><br>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr">Unsung Heroes of OLPC, interviewed live @ <a href="http://unleashkids.org" target="_blank">http://unleashkids.org</a> !</div></div>
</div></div>
</blockquote></div></div></div></div>