<div dir="ltr">On Fri, May 6, 2016 at 10:35 AM, Karen Sandler <span dir="ltr"><<a href="mailto:karen@sfconservancy.org" target="_blank">karen@sfconservancy.org</a>></span> wrote:<br><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><span class="">On 2016-05-06 12:06, Adam Holt wrote:<br>
<br>
<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">
s/he tries to do that, SFConservancy has explained to me that they<br>
often take a month-or-so to get all receipts entered into their<br>
system, so the Financial Manager cannot in fact get hard information<br>
about January.  My understanding from SFConservancy is that on<br>
February 10th, we could only get hard info on December's financials,<br>
and even then there's no absolute guarantee, as receipts come in very<br>
late at times.<br></blockquote></span></blockquote><div><br></div><div>I meant to clarify above that SFConservancy has no possible way provide SL fully complete/accurate financial info when receipts are sometimes submitted ~90 days late?  What Karen says below, exactly!<br><br>In short, the current/proposed Financial Manager job description (<a href="https://docs.google.com/document/d/16jIFuZ9bX-Bv675BpA1KmcEcRcX4PRCOUEX0ICRUkOc">https://docs.google.com/document/d/16jIFuZ9bX-Bv675BpA1KmcEcRcX4PRCOUEX0ICRUkOc</a>) needs more tuning of its operational mechanics month-by-month and quarter-by-quarter, for the reasons Karen laid out.<br><br></div><div>If in the end SL will benefit from 10+ hours-per-month of professional financial consulting/reporting every month, we cannot make an underpaid Financial Manager and others' lives impossible, by imposing more accounting burdens than is in fact possible within 10 hours-per-month-or-whatever-is-recommended, such that nothing happens in the end (back to square one worst case) if we ask for too much.<br><br>PS on a more positive note (!) can someone help me publish SFConservancy's latest 
travel/expense/reimbursement guidelines and requirements directly off of
 <a href="https://wiki.sugarlabs.org/go/Finance#For_funding_travel">https://wiki.sugarlabs.org/go/Finance#For_funding_travel</a> ?  Is there a public link somewhere already, or can we make one now, if someone has this/these document(s) handy?<br><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><span class=""><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">
On the one hand it sounds ridiculous, in the age where most of us<br>
obtain live bank statements online, that we cannot get confirmed<br>
up-to-date financials until 2 months later!  But what other options<br>
are there?  Should we accept known-imprecise financial reporting in<br>
exchange for recency? <br>
</blockquote>
<br></span>
It's great you're contemplating hiring a financial manager - increased engagement from SL in its finances might solve some of the problems from third-parties that are the root cause of delays in update to the books (we cannot help the fact that travelers sometimes take a long time to ask for reimbursement, for example). As Adam indicates, any faster financial info would surely be less precise. As we hear in reports from others, we're the fastest at getting our financial data up to date in the entire industry. We keep books for almost 40 projects that have many transactions, and we're doing it with only a staff of 3 who have a lot of other work too.  A financial manager will be able to track the few transactions that haven't processed in the interim so you have the granularilty when you need it.<br>
<br>
More realistically, it's worth reiterating that building an annual budget is really what you should focus on. We will track spending against it on an ongoing basis. You currently have a balance of over $80k that has not changed in some time - are you contemplating undergoing expenses in a 2 or 3 month period that would need exact amounts on a daily basis? For example, our own books (which are much bigger) are updated at the same rate as SL's and it works great for us as we build our budget and monitor income throughout the year. A Financial manager could also save us time and heartache by vetting travel reimbursement requests against the travel policy.<br>
<br>
Given the holistic discussion, it's also worth saying that while I (along with everyone else at Conservancy) am a huge supporter of SLs and would be happy for you to stay with us, we take a loss on our fiscal sponsorship work for you. On average, you give back to us $36/week for *all* the services we provide to you. That's less than $2000 per year when we must pay our auditors $12k alone.<br>
<br>
As always you should definitely feel free to look for another nonprofit home. We deliberately designed our termination provisions to be very easy to leave. As I said, we're unaware of anyone doing it faster (and we hear that most are far slower in updating books) but we'd have no problem helping you to transition to another org.<br>
<br>
I don't always follow this list closely, but I'm happy to set up a call or IRC chat any time.<br>
<br>
karen<br>
<br>
<br>
Karen M. Sandler<br>
Executive Director, Software Freedom Conservancy<br>
__________<br>
Become a Supporter today! <a href="http://sfconservancy.org/supporter/" rel="noreferrer" target="_blank">http://sfconservancy.org/supporter/<br clear="all"><br>-- <br></a><div class="gmail_signature"><a href="http://sfconservancy.org/supporter/" rel="noreferrer" target="_blank"></a><div dir="ltr"><a href="http://sfconservancy.org/supporter/" rel="noreferrer" target="_blank">Unsung Heroes of OLPC, interviewed live @ </a><a href="http://unleashkids.org" target="_blank">http://unleashkids.org</a> !</div></div>
</blockquote></div></div>
</div>